En förfrågan om gruppbokning är värd mer än nästan alla andra mejl i inkorgen – och är ofta den som tar längst tid att besvara. Den kräver ett prisbeslut, en koll av flera rum samtidigt och kanske ett samtal med köket. Under tiden väntar den som bokar, och i många fall har samma mejl gått till tre eller fyra andra hotell. Det hotell som svarar först, tydligt och med rätt frågor, får oftast fortsätta samtalet.
Det här behöver du veta innan du kan ge ett pris
Det första mejlet från en grupp är ofta kort: "Vi är ungefär 20 personer som kommer i maj, har ni rum?" För att kunna ge ett riktigt pris behöver du svar på frågorna nedan. Ställ alla i samma mejl så slipper ni en tredje mejlrunda:
- Datum – ankomst och avresa, och om datumen är flexibla.
- Antal rum och personer – och fördelningen (enkelrum, dubbelrum, twin, familjerum).
- Måltider – bara frukost, eller även lunch, middag eller en gemensam middag en kväll.
- Konferensrum – för hur många, vilka dagar och tider, och vilken teknik.
- Syftet med resan – bröllop, idrottslag, företagskonferens, föreningsresa. Det säger dig vad mer de kan behöva.
- Budget – om de har en, slipper du lämna en offert de ändå inte kan tacka ja till.
- Vem betalar – en faktura till företaget eller föreningen, eller betalar varje gäst sitt eget rum.
Mall 1: Snabbt första svar – fråga efter detaljer
Skicka det här samma dag, även om du inte vet priset än. Det visar att ni är intresserade och för samtalet framåt.
Mall: första svar på gruppförfrågan
Hej [Gästens namn],
Tack för att du tänkte på [Hotellets namn] för er grupp – vi tar gärna emot er.
Vid en första koll har vi lediga rum kring [datum]. För att kunna ge dig en exakt offert vill vi gärna veta:
• Ankomst- och avresedatum (och om de är flexibla)
• Antal rum och hur ni vill bo (enkelrum / dubbelrum / twin)
• Vilka måltider ni vill ha (frukost, lunch, middag)
• Om ni behöver ett konferensrum, och för hur många
• Syftet med resan och, om ni har en, er budget
Så fort vi har det skickar vi en komplett offert inom [tid, t.ex. en arbetsdag].
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Tack för att du tänkte på [Hotellets namn] för er grupp – vi tar gärna emot er.
Vid en första koll har vi lediga rum kring [datum]. För att kunna ge dig en exakt offert vill vi gärna veta:
• Ankomst- och avresedatum (och om de är flexibla)
• Antal rum och hur ni vill bo (enkelrum / dubbelrum / twin)
• Vilka måltider ni vill ha (frukost, lunch, middag)
• Om ni behöver ett konferensrum, och för hur många
• Syftet med resan och, om ni har en, er budget
Så fort vi har det skickar vi en komplett offert inom [tid, t.ex. en arbetsdag].
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Mall 2: Offerten
Mall: offert för gruppbokning
Hej [Gästens namn],
Tack för uppgifterna. Här är vårt erbjudande till er grupp:
Datum: [ankomst] – [avresa] ([antal] nätter)
Rum: [antal] × [rumstyp] à [pris] kr per rum och natt
Ingår: [frukost / middag den [datum] / konferensrum [tider]]
Totalt: [totalbelopp] kr
För att bekräfta bokningen:
• Handpenning på [belopp] kr betalas senast [datum].
• Skicka namnen på alla gäster senast [datum].
• Rum som saknar namn den [släppdatum] går tillbaka till vanlig försäljning.
• [Avbokningsvillkor i en eller två meningar.]
Erbjudandet gäller till [datum]. Svara bara på det här mejlet om du vill bekräfta eller ändra något.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Tack för uppgifterna. Här är vårt erbjudande till er grupp:
Datum: [ankomst] – [avresa] ([antal] nätter)
Rum: [antal] × [rumstyp] à [pris] kr per rum och natt
Ingår: [frukost / middag den [datum] / konferensrum [tider]]
Totalt: [totalbelopp] kr
För att bekräfta bokningen:
• Handpenning på [belopp] kr betalas senast [datum].
• Skicka namnen på alla gäster senast [datum].
• Rum som saknar namn den [släppdatum] går tillbaka till vanlig försäljning.
• [Avbokningsvillkor i en eller två meningar.]
Erbjudandet gäller till [datum]. Svara bara på det här mejlet om du vill bekräfta eller ändra något.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Mall 3: Vi kan inte ta emot gruppen – föreslå andra datum
Mall: gruppbokning går inte
Hej [Gästens namn],
Tack för din förfrågan. Tyvärr har vi inte [antal] lediga rum [datum] – vi är redan välbokade den helgen.
Däremot kan vi erbjuda:
• [Alternativa datum 1]: [antal] lediga rum
• [Alternativa datum 2]: [antal] lediga rum
[Om ni behöver behålla era datum kan vi ta [antal] rum här, och tipsar gärna om ett hotell i närheten för resten av gruppen.]
Hör av dig om något av alternativen passar så skickar vi en komplett offert.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Tack för din förfrågan. Tyvärr har vi inte [antal] lediga rum [datum] – vi är redan välbokade den helgen.
Däremot kan vi erbjuda:
• [Alternativa datum 1]: [antal] lediga rum
• [Alternativa datum 2]: [antal] lediga rum
[Om ni behöver behålla era datum kan vi ta [antal] rum här, och tipsar gärna om ett hotell i närheten för resten av gruppen.]
Hör av dig om något av alternativen passar så skickar vi en komplett offert.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Mall 4: Uppföljning av offert
Mall: uppföljning av gruppofferten
Hej [Gästens namn],
Jag ville bara följa upp offerten vi skickade den [datum] för er gruppvistelse [datum].
Vi håller fortfarande rummen åt er till [datum]. Är det något i erbjudandet som inte passar – datum, rumsfördelning, måltider eller pris – säg bara till så ser jag vad vi kan justera.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Jag ville bara följa upp offerten vi skickade den [datum] för er gruppvistelse [datum].
Vi håller fortfarande rummen åt er till [datum]. Är det något i erbjudandet som inte passar – datum, rumsfördelning, måltider eller pris – säg bara till så ser jag vad vi kan justera.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Exempel: så svarar BookingWatch
Ett typiskt första mejl från någon som bokar för en grupp, och svaret som BookingWatch skriver efter att ha kollat lediga rum och hotellets gruppvillkor:
Mejl från gästen · Gruppbokning för vår kör i maj
Hej!
Jag planerar en resa för vår kör i maj – ungefär 18 personer, två nätter, fredag till söndag 15–17 maj. Har ni plats för oss och vad skulle det kosta? Några vill gärna dela rum.
Hälsningar
Peter
Jag planerar en resa för vår kör i maj – ungefär 18 personer, två nätter, fredag till söndag 15–17 maj. Har ni plats för oss och vad skulle det kosta? Några vill gärna dela rum.
Hälsningar
Peter
Svar skrivet av BookingWatch
Hej Peter,
Tack för ditt mejl – en körhelg låter härligt, och vi tar gärna emot er.
Just nu har vi lediga rum från fredag 15 till söndag 17 maj. För att kunna ge dig ett exakt pris undrar jag:
• Hur många enkelrum och hur många dubbel- eller twinrum behöver ni?
• Vill ni äta middag på hotellet en eller båda kvällarna? (Frukost ingår.)
• Behöver ni en lokal att repetera i, och i så fall vilka tider?
• Ska vi skicka en samlad faktura, eller betalar var och en sitt rum?
Så fort jag har det skickar jag en komplett offert – normalt inom en arbetsdag.
Vänliga hälsningar
Anna
Hotell Havsutsikten
Tack för ditt mejl – en körhelg låter härligt, och vi tar gärna emot er.
Just nu har vi lediga rum från fredag 15 till söndag 17 maj. För att kunna ge dig ett exakt pris undrar jag:
• Hur många enkelrum och hur många dubbel- eller twinrum behöver ni?
• Vill ni äta middag på hotellet en eller båda kvällarna? (Frukost ingår.)
• Behöver ni en lokal att repetera i, och i så fall vilka tider?
• Ska vi skicka en samlad faktura, eller betalar var och en sitt rum?
Så fort jag har det skickar jag en komplett offert – normalt inom en arbetsdag.
Vänliga hälsningar
Anna
Hotell Havsutsikten
Handpenning, namnlista och släppdatum – på ren svenska
Hotellens gruppvillkor är ofta skrivna med branschord som den som bokar inte känner till. Förklara varje villkor med en mening och ett exakt datum. Här är ett exempel på gruppvillkor; siffrorna är bara exempel och varje hotell bestämmer sina egna:
| Villkor | Vad det betyder för den som bokar | Exempel på regel |
|---|---|---|
| Gruppbokning | När särskilda gruppvillkor gäller | Från 8 rum samma datum |
| Rumsblock (allotment) | Rum vi håller åt gruppen innan namnen är klara | Hålls till släppdatum |
| Handpenning | En betalning som bekräftar bokningen | En fast andel av totalen, senast 14 dagar efter bekräftelse |
| Namnlista | Vem som bor i vilket rum | Senast 21 dagar före ankomst |
| Släppdatum | Rum utan namn går tillbaka till vanlig försäljning | Samma dag som namnlistan ska vara inne |
| Avbokning | Vad det kostar att avboka rum eller hela gruppen | Kostnadsfritt fram till släppdatum, därefter debiteras per rum |
| Lämna över till personal | Beslut AI-assistenten inte ska ta själv | Pris för fler än 15 rum, hela hotellet, bröllop |
Gör förfrågan till en bokning
- Var först. Ett kort svar inom en timme med rätt frågor betyder ofta mer än en perfekt offert dagen efter.
- Gör offerten lätt att tacka ja till. Ett totalpris, vad som ingår och ett tydligt nästa steg ("svara för att bekräfta").
- Sälj det grupper behöver. Gemensam middag, konferensrum, lunchpaket, cykeluthyrning eller sen utcheckning sista dagen – fråga om syftet så vet du vad du ska erbjuda.
- Sätt ett slutdatum på offerten. "Gäller till [datum]" ger dig ett naturligt skäl att följa upp och gör att du inte håller rum i all evighet.
- Följ upp. En påminnelse några dagar efter offerten och en strax innan den går ut är service – inte tjat.
Vanliga misstag
- Att vänta med svaret tills du har ett komplett pris – och förlora gruppen till ett hotell som svarade först.
- Att ställa en fråga per mejl, så att förfrågan blir fem mejlrundor.
- Att lämna offert utan släppdatum och hålla rum som aldrig bekräftas.
- Att använda branschord som "allotment" utan att förklara dem.
- Att inte reda ut vem som betalar – och sedan skicka en samlad faktura när alla trodde att de skulle betala själva.
- Att aldrig följa upp en offert som inte fått något svar.