Mejl om kvitton och fakturor är sällan brådskande för hotellet – men ofta för gästen, som ska lämna in en reseräkning eller har en ekonomiavdelning som väntar. Det är också de mejl som oftast kräver två eller tre rundor, eftersom första svaret glömde fråga efter företagets uppgifter. Ett bra svar får med allt direkt.
Vilken sorts förfrågan är det?
- Kvittokopia – gästen har betalat men tappat bort kvittot, eller behöver det som pdf.
- Faktura till företaget – arbetsgivaren betalar, eller behöver sitt namn på underlaget.
- Delad faktura – flera gäster, rum eller kostnadsställen på samma bokning.
- Förskottsfaktura – ett företag eller en grupp vill betala före ankomst.
- Rättelse – fel namn, fel företag eller fel belopp.
Mall 1: Kvittokopia
Mall: kvittokopia
Tack för ditt meddelande. Här bifogar jag en kopia av kvittot för din vistelse [ankomstdatum]–[avresedatum], bokning [bokningsnummer].
Av säkerhetsskäl skickar vi bara kvitton till den mejladress som finns på bokningen. Behöver du en kopia till någon annan, till exempel din arbetsgivare, svarar du bara från den här adressen och skriver vart den ska.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Mall 2: Faktura till företag – uppgifter som behövs
Mall: faktura till företag
Tack – vi skickar gärna en faktura till ditt företag. För att det ska bli rätt från början behöver vi:
• Företagets namn (som det är registrerat)
• Postadress
• Organisationsnummer eller momsregistreringsnummer
• Referens, kostnadsställe eller ordernummer, om ni använder det
• Mejladress som fakturan ska skickas till
[Om vistelsen redan är betald: Eftersom vistelsen redan är betald markeras fakturan som betald, med betaldatum.]
Vi skickar fakturan inom [antal] arbetsdagar efter att vi fått uppgifterna.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Mall 3: Delad faktura
Mall: delad faktura
Självklart – vi kan dela upp fakturan för bokning [bokningsnummer]. Bekräfta gärna hur den ska delas:
• Faktura 1: [rum / gäster / poster] till [företag eller namn]
• Faktura 2: [rum / gäster / poster] till [företag eller namn]
Skicka även fakturauppgifter och eventuell referens för varje faktura. [Extra kostnader som minibar och restaurang hamnar på [respektive rum / huvudfakturan] om du inte meddelar något annat.]
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Mall 4: Rättad faktura
Mall: rättad faktura
Tack för att du säger till, och förlåt för felet.
Vi har skickat en kreditfaktura för faktura [fakturanummer] och en ny faktura med rätt [företagsnamn / adress / belopp]. Båda finns bifogade. Den nya fakturan ersätter den gamla, så bortse från faktura [fakturanummer].
Är det något mer som behöver ändras svarar du bara på det här mejlet.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Hotellets namn]
Exempel: så svarar BookingWatch
Ett illustrativt exempel. Gästen betalade vid utcheckningen och behöver nu en faktura i företagets namn. BookingWatch ser vilka uppgifter som saknas och ber om alla i ett och samma svar:
Mejl från gästen · Faktura för min vistelse
Jag bodde hos er 2–4 mars i jobbet. Kan jag få en faktura på företaget i stället för kvittot? Tack.
Sara
Svar skrivet av BookingWatch
Tack för ditt meddelande – det ordnar vi.
För att ställa ut fakturan på ditt företag behöver vi:
• Företagets registrerade namn och postadress
• Organisationsnummer eller momsregistreringsnummer
• Eventuell referens som ska stå på fakturan (till exempel ditt namn eller ett kostnadsställe)
Eftersom vistelsen redan är betald markeras fakturan som betald den 4 mars. Vi skickar den till den här mejladressen inom två arbetsdagar efter att vi fått uppgifterna.
Vänliga hälsningar
Anna
Hotell Havsutsikten
Vem gör vad
| Förfrågan | Be om eller kontrollera | Exempel på hantering |
|---|---|---|
| Kvittokopia | Att förfrågan kommer från mejladressen på bokningen | Skicka samma dag; AI-assistenten kan svara |
| Faktura till företag | Företagsnamn, adress, organisations- eller momsregistreringsnummer, referens | AI-assistenten samlar in uppgifterna; personalen ställer ut fakturan |
| Delad faktura | Vilka rum, gäster och extrakostnader som hör till vilken faktura | Bekräfta uppdelningen skriftligt, helst före utcheckning |
| Förskottsfaktura | Betalarens uppgifter, förfallodag, vad som händer om den inte betalas | Personalen ställer ut den; förfallodagen står i bokningsbekräftelsen |
| Rättelse | Vad som är fel och ursprungligt fakturanummer | Kreditfaktura plus ny faktura; ändra aldrig i den gamla |
| Kopia till någon annan | Bekräftelse från gästen | Skicka först när gästen har bekräftat |
Det här säger Skatteverket om fakturans innehåll
Vad en faktura ska innehålla styrs av momslagen. Skatteverket sammanfattar reglerna så här (i korthet):
- Fullständig faktura ska bland annat ha datum, ett unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress, vad som sålts och när, beskattningsunderlaget per momssats, momssatsen och momsbeloppet.
- Förenklad faktura får bland annat användas när totalbeloppet inte överstiger 4 000 kr inklusive moms, och när det är en ändringsfaktura. Den ska innehålla datum, identifiering av säljaren, vilken typ av tjänst som sålts och momsen (eller uppgifter som gör att den kan räknas ut).
- Namnet spelar ingen roll. Det avgörande är inte om dokumentet kallas kvitto eller faktura, utan att det innehåller det momslagen kräver.
- Ändringsfaktura ska ha en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan.
- Förskott: skyldigheten att fakturera gäller även betalningar som tas emot i förskott.
Källa: Skatteverket, Momslagens regler om fakturering, hämtad 2026-10-07
För hotell gäller normalt 12 procent moms på rumsuthyrning, och även på vissa tjänster med nära samband med rummet, som frukost och parkering. Konferensarrangemang räknas inte som rumsuthyrning och har 25 procent moms, men logi och hotellfrukost för konferensdeltagare har 12 procent. Har fakturan poster med olika momssatser ska varje sats redovisas för sig.
Källa: Skatteverket, Momssatser och undantag från moms, hämtad 2026-10-07
Lägg upp fakturamallen en gång tillsammans med er redovisningskonsult eller i bokningssystemet. Sedan handlar mejlsvaret bara om att samla in rätt uppgifter och tala om när underlaget kommer.
Så gör du rätt
- Fråga efter företagsuppgifter redan vid bokningen. Ett fält för "faktura till företag" i bokningsformuläret eller i mejlet före ankomst sparar en mejlrunda.
- Be om allt i ett mejl. En punktlista med uppgifterna du behöver är lättare att svara på än en fråga.
- Skriv när underlaget kommer – och skicka det då.
- Skydda personuppgifterna. Skicka kvitton och fakturor bara till mejladressen på bokningen, om inte gästen bekräftar en annan mottagare.
- Rätta med kreditfaktura, inte genom att ändra eller radera originalet.
Vanliga misstag
- Att fråga efter företagsnamnet och sedan, i nästa mejl, efter organisationsnummer och referens.
- Att skicka en faktura för en vistelse som redan är betald utan att markera den som betald – då betalar företaget två gånger.
- Att ändra i en utställd faktura i stället för att kreditera den och ställa ut en ny.
- Att skicka kvittot till en adress som inte finns på bokningen utan att fråga gästen.
- Att glömma extrakostnader (minibar, restaurang, parkering) när fakturan delas upp.